5 S ett fantastiskt verktyg

5 S är en japansk metod för att effektivisera verksamheten. Ursprunget är egentligen inte från Japan utan sägs vara en variant eller vidareutveckling av metoder som Ford använde. Det är inte heller Toyota som utvecklat detta arbetssätt. Om man ser på vad man vill uppnå i Lean, nämligen att undvika slöseri, ojämnheter och överbelastning så finns det ju många sätt att försöka komma fram till arbetssätt som leder i rätt riktning. 5 S är en sådan metod.

Varje S står för ett ord som anger vad man ska göra. De japanska är seiri (整理), seiton (整頓), seisō (清掃), seiketsu (清潔), och shitsuke (躾). De har till engelska översatts som sort, set in order, shine, standardize och sustain enligt Wikipedia. På svenska kan man säga sortera, systematisera, städa, se till, standardisera. Då missar man den sista, sustain. Om man slår ihop städa och se till (skick) vilket betyder att man både ska städa och underhålla maskiner mm. så får man ett S över och då kan man välja självdisciplin. Meningen är att man ska vara hållbar i sitt arbete med förbättringar och effektivitet. Man gör det inte bara en gång utan regelbundet om och om igen.

5 S Hur man gör i praktiken.

Sortera. Lite fult sagt så kunde man förr säga slänga men det är inte ok. särskilt inte i dessa tider när vi ägnar oss åt hållbarhet och absolut inte i min version av Lean, Lean Sustainability.

Man går igenom hela verksamheten och väjer ut vad man ska behålla i verksamheten. Allt som inte behövs ska man ta bort. Varför? Jo, de utgör ett hinder för effektivitet och hållbarhet. Om man snubblar på något och slår sig så är det ju dumt om man snubblar på något som man inte ens behöver använda i sin verksamhet. Saker är helt enkelt i vägen och utgör en risk för olyckor, det tar tid att åka förbi eller gå eller sträcka sig runt något för att nå det man behöver. Det kan uppta lokalutrymme, kostar pengar, kanske behövs i någon annan del av verksamheten bättre. Då kan man flytta det dit. Då har man ju även minskat på användningen av resurser eftersom man inte behöver köpa nytt.

Vissa saker, verktyg, maskiner kanske man bara behöver ibland. Då kan man kanske behålla det eller dela det med en annan avdelning eller företag. Delningsekonomi är just det.

Det man sedan absolut inte behöver måste ju tas bort. Kolla då om någon annan har behov av det i verksamheten eller någon annanstans. Man kan sälja eller skänka bort det. Om det inte går att avyttra kan man ge det till någon second hand butik. Annars får det gå till återvinning på någon återvinningscentral. Slänga eller bara behålla det i något hörn är det sista alternativet. Att regelbundet sortera är viktigt för en mer hållbar värld och i Lean bidrar det till bättre effektivitet och mindre överbelastning.

Systematisera

Man ska helt enkelt sätta allt i ordning för att verksamheten ska fungera bättre. Saker ska vara i en logisk ordningsföljd som följer produktionen. Då undviker man onödiga transporter och rörelser (slöseri, muda). Man kan märka upp allt med namn och nummer så det blir lätt att hitta och så man enkelt ser vad man inte behöver.

Städa / se till

Man ska städa och underhålla sina inventarier så de får en längre livslängd och behåller sin förmåga. Detta ger bättre kvalitet och färre avbrott i verksamheten. En välstädad verksamhet får även medarbetarna att må bättre. Arbetsmiljön blir bättre och säkrare. Överbelastningen minskar. På Youtube kan man söka på 5 S och då hitta amerikanska företag där man gör en för överdriven städning. De har inte förstått vad det går ut på. Det blir ju då överarbete och är ett slöseri (muda) i Lean och Toyotas Produktionssystem (TPS).

Standardisera

Se till så alla alltid gör likadan för att få en bra kontroll på verksamheten. Om alla gör lika blir det lättare att spåra fel och avvikelser. Både arbetsmiljö och effektivitet kan dock bli bättre om man vid behov tillåter lite skillnader. Vänster- och högerhänta har exempelvis olika förutsättningar. Sedan ska man ju inte nöja sig med det utan hela tiden utmana och försöka förbättra sig. Med standardisering kan man också mena att man har standardiserade delar t.ex. för att få mindre lager, lättare upplärning, lättare att åtgärda fel och annat.

Självdisciplin

Det gäller att härda ut. Det är lättare om man förstår att det är bra med effektivitet och hållbarhet. Medarbetarna bör även tjäna något av det hela. All vinst ska inte gå till företaget. 5 S ska vara en självklar del av verksamheten och när verksamheten står still eller vid regelbundna tider gör man en 5 S runda. Medarbetarna bör ha 5 S och vad slöseri, ojämnheter och överbelastning helt klart för sig vad det betyder och hur viktigt det är för både verksamheten och vår planet. Då blir det lättare med självdisciplin också. Låt inte någon teoretisk konsult lära ut Lean. Det måste vara någon med förståelse för vad det går ut på. Förhoppningsvis är jag och denna blogg en sådan.

Jag skrev hela detta inlägg direkt från huvudet så jag kan ha missat något och kanske uppdatera inlägget någon gång med nya meningar eller korrigeringar. Precis som det ska vara med 5 S och Lean.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *